Postupak sufinanciranja programa uređen je Kriterijima financiranja i ugovaranja programa kulturne autonomije nacionalnih manjina i metodologijom praćenja i vrednovanja provedbe financiranih programa ("Narodne novine", broj 105/16, 81/20 i 122/22).
Početna aktivnost u postupku sufinanciranja je imenovanje Komisije za otvaranje prijava prijedloga programa pristiglih na Javni poziv i Povjerenstva za raspodjelu sredstava udrugama i ustanovama nacionalnih manjina za ostvarivanje programa kulturne autonomije nacionalnih manjina. Komisiju i Povjerenstvo imenuje Savjet za nacionalne manjine na sjednici koja se uobičajeno održava u studenome.
Savjet za nacionalne manjine svake godine krajem studenoga u Narodnim novinama objavljuje javni poziv udrugama i ustanovama nacionalnih manjina za predlaganje programa koji će se sufinancirati sredstvima državnog proračuna u sljedećoj kalendarskoj godini:
- programa za ostvarivanje kulturne autonomije iz područja: (1) informiranja, (2) izdavaštva, (3) kulturnog amaterizma i (4) kulturnih manifestacija i
- programa koji proizlaze iz bilateralnih sporazuma i ugovora.
Javnim pozivom utvrđeni su uvjeti pod kojima se udruge i ustanove prijavljuju za sufinanciranje
Nakon objave javnog poziva, za udruge i ustanove otvara se internetska aplikacija na internetskoj stranici Savjeta. Putem internetske aplikacije udruge i ustanove predaju predložene programe na unaprijed utvrđenim obrascima za svaku vrstu programa. Predaja programa uobičajeno se odvija tijekom prosinca, a rok za predaju utvrđen je u javnom pozivu.
Prijavljene programe administrativno obrađuje Komisija za otvaranje pristiglih prijedloga programa, tročlana je i sastavljena od službenika Stručne službe Savjeta za nacionalne manjine. Komisija se sastaje u kratkom vremenu nakon isteka roka za predaju prijava programa. Stručna služba Savjeta za nacionalne manjine pruža stručnu, administrativnu i tehničku podršku radu Povjerenstva.
Povjerenstvo za raspodjelu sredstava je peteročlano tijelo sastavljeno od članova Savjeta za nacionalne manjine i stručnjaka iz područja koja su obuhvaćena kulturnim djelovanjem. Povjerenstvo uobičajeno održava dvije sjednice, pripremnu na kojoj se iskazuju svojevrsni statistički podaci o udrugama i ustanovama prijaviteljima, prijavljenim programima i traženim iznosima za sufinanciranje, te glavnu na kojoj se raspravlja o prijavljenim programima, vrednuju se sami programi i rad udruga u prethodnoj godini te se odlučuje o raspodjeli sredstava za pojedine programe. Rezultat rada Povjerenstva uobličuje se u Prijedlog odluke o rasporedu sredstava o kojoj se raspravlja na sjednici Savjeta za nacionalne manjine te se donosi konačna Odluka o rasporedu sredstava koja se u Državnom proračunu Republike Hrvatske osiguravaju za potrebe nacionalnih manjina u određenoj kalendarskoj godini. Usvojena Odluka se obavezno objavljuje u Narodnim novinama i na internetskoj stranici Savjeta.
Slijedom programa odobrenih Odlukom, s udrugama i ustanovama nacionalnih manjina koje provode te programe sklapaju se ugovori o financijskoj potpori programa, a kao instrument osiguranja provedbe odobrenih programa udruge i ustanove dostavljaju bjanko zadužnicu za svaku godinu u kojoj imaju sufinancirane programe. Rok provedbe programa je zadnji dan kalendarske godine u kojoj su sufinancirani.
Udruge i ustanove dužne su Savjetu podnijeti financijska izvješća o utrošku sredstava i odgovarajuća narativna izvješća za tri izvještajna razdoblja u godini:
- polugodišnje izvješće za razdoblje 1.1.-30.6. kalendarske godine
- kvartalno izvješće za razdoblje 1.7.-30.9. kalendarske godine
- godišnje izvješće za razdoblje 1.10.-31.12. kalendarske godine.
Stručna služba Savjeta za nacionalne manjine provodi postupak praćenja provedbe sufinanciranih programa, kao i kontrolu namjenskog korištenja sredstava.